Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi

Niyazi Çiçek

Arka Kapak Yazısı: Organizasyonlarda örtük ve açık şekilde olan bilgi, günümüzde entelektüel sermaye olarak temel işletme girdilerinden biridir. İşletmeler ürünlerine bilgiyi katabildiklerinde katma değer oluşturmakta; kamu kurumları da bilgiyi kullanabildikleri ölçüde hizmet kalitelerini artırmaktadır. Fonksiyonlar yürütülürken kurulan iletişim sırasında doğan bilgi, kamu idaresinde idari işlemlerin delili olması için kayıt altına alındığında belge ve dokümanları meydana getirir. Tüm bu bilgi kaynaklarının, yönetici, bürokrat ve memurların verdiği kararları destekleyebilmesi için kontrol altına alınıp yönetilmesi gerekir. Kurumsal bilgi ve belgeleri yönetmek, bilgi teknolojisinin sunduğu imkânları kullanarak ve bilimsel metotlar ışığında kurulacak belge yönetimi sistemiyle mümkündür. Bu sistem, belgelerin üretim kontrolü, dağıtım, dosyalama, sınıflandırma, saklama ve tasfiye gibi fonksiyonları kapsamaktadır. Kâğıt belgeler için geliştirilen bu iş süreci, elektronik belgelerin kontrolünde de kullanılmaktadır. Burada amaç, doğru bilgiyi ihtiyacı olana bütünlük içerisinde ve en kısa zamanda sınabilmektedir.